De laatste tientallen jaren hebben IT organisaties zich enorm ontwikkeld van intern gerichte expertorganisaties in de jaren 70 en 80 van de vorige eeuw tot met de Business vervlochten organisaties nu, gericht op toegevoegde waarde van IT in producten en diensten.

Daarbij is te zien dat de IT organisatie steeds meer een regio voerende organisatie wordt die over de hele Supply Chain (business, demand, supply, delivery) organiseert, bewaakt en faciliteert dat IT de juiste waarde toe voegt. En dat wordt ingegeven door de steeds snellere technologische ontwikkelingen om ons heen en de globalisering die dat met zich mee brengt.  In die omgeving veranderen organisatie ook steeds sneller en daarom is het van belang om de IT Regie organisatie goed te ontwerpen.

Belangrijke ontwerpprincipes daarbij zijn:

• Outsourcing neemt alleen maar toe en 50 tot 80% van het IT budget wordt uitgegeven aan software en service leveranciers.
• Service en contract management als vaardigheid zijn cruciaal
• Financieel management van IT moet transparant zijn
• IT interne activiteit moet gericht zijn op leveren van toegevoegde waarde:
  • Managen van functionaliteit en kennis van de business is key
  • Beter gebruik van informatie is leidend
  • Hoog niveau van service kwaliteit is essentieel
  • Agile ontwikkelen; nauw contact en interactie tussen business en IT is voorwaardelijk
  • Innovatie moet een drijfveer zijn.
• IT heeft processen voor projecten, changes en sturing daarop op orde

Belangrijk bij het nadenken over IT Regie is dat er aan business zijde en aan delivery zijde steeds meer diversificatie en decentralisatie op treedt. Daar tussen staat dan een supply organisatie die vanuit een centrale rol de veelheid aan business demands moet zien te realiseren in een gevarieerd conglomeraat van leveranciers.

In die vertaalslag ligt aan de business en demand zijde het accent vooral op effectiviteit: doing the right things; terwijl het aan de supply en delivery zijde dan vooral gaat om efficiency: doing things right.

Om een waarde gedreven IT Regie organisatie te ontwerpen dient de juiste fit tot stand gebracht te worden tussen business activity en IT Service.

Business activiteiten kunnen gescoord worden op 2 assen; waarde voor de kern van het bedrijf, versus de mate waarin een activiteit generiek is of specifiek. Dat levert een indeling in 4 categorieën:

1. Specifiek en kost gedreven
2. Specifiek en waarde gedreven
3. Generiek en kost gedreven
4. Generiek en waarde gedreven

Aan IT zijde kunnen de activiteiten ingedeeld worden naar de assen: service specificaties bepaald door klant of leverancier en  strategie gerichtheid van de leverancier (kosten of waarde  gedreven). Dit levert aan businesszijde dan de volgende 4 deling op:

1. Commodity’s (leverancier bepaalt specificaties en leverancier is kost gedreven)
2. Capaciteit (klant bepaalt specificaties en leveranciers is kost gedreven)
3. Client solution (klant bepaalt specificaties en leverancier is waarde gedreven)
4. Business solution (leveranciers bepaalt specificaties en is waarde gedreven)

Vanuit dit model is dan af te leiden dat specifieke en waarde gedreven business activiteiten vooral door IT gerealiseerd dienen te worden vanuit cliënt solutions. En dat generieke en kost gedreven business activiteiten zich goed lenen om door commodity’s gerealiseerd te worden.

Aan deze indeling kan in zijn algemeenheid toegevoegd worden dat de rol van IT snel verandert als gevolg van:

1. Nieuwe door IT enablede business modellen.
2. De impact van innovaties zoals Cloud.
3. Sociale opinie. Doordat klanten en partners zelf ook IT gebruiken worden organisaties meer en meer geconfronteerd met de sociale opinie over de wijze waarop producten, services, data en IT toegepast wordt. Mede hierdoor is het overduidelijk dat IT niet meer op 1 traditionele wijze georganiseerd kan worden. IT zal zich dienen te ontwikkelen als een “tweebenige” organisatie waarbinnen ruimte is voor het leveren van zowel commodity’s als cliënt solutions .

Bij het inrichten van IT Regie organisaties is van belang naar omvang en complexiteit van de totale IT organisatie te kijken. Tegelijkertijd blijft IT regie overhead. Een rekelregel is dat IT Regie voor demand en supply tussen 12 en 24% van het totale IT budget beweegt. Vanaf een totale IT omvang van 75 miljoen en meer kan regie meer richting de 12 % bewegen. Dit lijkt veel en dat komt doordat in heel veel organisaties regie op demand en regie op strategisch niveau onvoldoende ingericht wordt.

Gevolg hiervan is dat klantbehoefte en IT realisatie onvoldoende met elkaar in balans zijn: projecten komen niet op tijd af en/of leveren onvoldoende kwaliteit; klanten moeten lang wachten; teveel geld zit in het onderhouden van legacy en er is te weinig geld voor innovatie. Dat is alleen te verbeteren als er op strategisch niveau aan architectuur wordt gedaan, portfolio management en aan ICT strategie.

Hierover van gedachten wisselen? Neem contact met ons op!